Avec la digitalisation en entreprise, établir un ou plusieurs canaux pour la collaboration à distance est devenu un enjeu stratégique majeur. Travailler en synergie avec ses différents collaborateurs vers un objectif commun est essentiel pour optimiser le rendement et la performance, et bien évidemment rester compétitif.

Actuellement la démocratisation d'internet et les avancées en matière de technologies, notamment le Cloud, ont permis au travail en équipe de prendre une autre dimension. En effet, les outils de travail collaboratif en ligne permettent à différents acteurs de travailler en équipe sur un projet commun, tout en ayant des rôles bien définis. Ils s'articulent principalement autour de 3 axes :

La messagerie instantanée

Que ce soit entre un leader et les membres d'une équipe, ou entre un prestataire et un client, établir une bonne communication est fondamental. Elle est au centre de la réussite d'un projet. Grâce aux logiciels de messagerie instantanée, il est possible d'épurer votre communication des échanges de mails ou des appels croisés inutiles, ou des post-it collés sur les bureaux ou PC.

Si vous avez besoin d'une information, il suffit de s'adresser à l'interlocuteur ou au groupe de personnes qui pourra vous répondre. Communiquer via les chats, les appels audio ou vidéo facilitent aussi le télétravail, étant donné que la distance ne signifie plus rien. Tant que l'on a accès à internet, ainsi qu'à un smartphone, un PC ou une tablette ; on peut discuter avec un collègue, un client, faire des points sans perdre de temps, organiser des réunions, etc.

Parmi les meilleurs logiciels de messagerie instantanée, on peut citer Slack, Skype, ou encore HipChat. En les utilisant, il est possible d'échanger des messages et de faire des visioconférences et plus encore. Par exemple, le stockage et l'archivage des messages vous permettront d'accéder à d'anciennes conversations si vous en avez besoin. Quant à l'utilisation de hashtags pour marquer des mots-clés dans les conversations, elle permettra de repérer les informations les plus importantes. Même si un collaborateur n'a pas suivi l'ensemble de la discussion.

Le partage et la synchronisation des fichiers/documents

Dans le cadre d'un projet, il n'est pas rare que plusieurs membres d'une équipe aient à travailler sur un même document. Or les échanges de fichier par e-mail ne sont pas pratiques, vu que ces derniers peuvent saturer les boites mail de par la taille des pièces jointes ou leur nombre. En addition, les risques d'écraser les modifications des autres utilisateurs sont plus importants.

Pour y remédier, de nombreux outils de collaboration dans le Cloud comme DropBox ou Google Drive, donnent la possibilité de partager et de synchroniser des documents en ligne. Sans oublier la possibilité d’accéder à ses données où que l'on soit. Ainsi, chaque utilisateur aura accès à la version la plus récente du fichier, de même qu'une visibilité sur les modifications en temps réel.

Dans un souci de sécurité, il est également possible d’accéder à l'historique des versions antérieures d’un document modifié sur l'outil. Par ailleurs, les espaces de partages sont généralement personnalisables et sécurisés. Avec notamment la possibilité de bien hiérarchiser le partage des documents par rapport aux équipes dédiées, ou en déterminant les droits des utilisateurs (modification ou consultation).

Les outils de coordination

Pour une meilleure coordination des tâches pour mener à bien un projet, le partage d'un agenda géré en commun est nécessaire pour un suivi optimal. Les outils de coordination ou logiciels de Workflow tels que Asana ou Trello, permettront donc de créer et partager des calendriers personnalisés, pour mieux suivre les tâches de l'équipe et maîtriser les délais des projets.

Chacun des collaborateurs accrédités aura donc une excellente visibilité sur les différentes attributions de chacun, ainsi que sur l'avancée des différentes tâches du projet en temps réel. C'est-à-dire celles qui sont « à faire », celles « en cours » et celles qui sont « effectuées ». Ce que l'on soit en déplacement, sur la route, ou au bureau, il suffit d’être connecté au Web et à la plate-forme choisie.

Comme ces logiciels de Workflow sont très complets, plusieurs fonctionnalités y sont présentes pour permettre une bonne organisation. Il est par exemple possible d'y insérer des commentaires, des échéances, des pièces jointes, des mémos, de définir des libellés pour filtrer ce dont vous avez besoin ou de vérifier la disponibilité des collaborateurs… La communication est aussi un aspect qui est mis en avant, avec la possibilité de créer des discussions de groupe en temps réel.

Cela vous épargnera donc la tâche d'avoir à envoyer plusieurs e-mails à votre équipe ou votre client. En plus, les outils de coordination se chargent de notifier les utilisateurs si un événement important se produit. Ces notifications se font par e-mail, via le navigateur ou l'appareil que vous utilisez.

Conclusion

Entre les outils de partage d’agenda, de fichiers, la messagerie instantanée, la synchronisation de documents, ou les espaces de stockage dans le Cloud, sont autant de solutions qui simplifient et fluidifient le quotidien professionnel. Il est donc conseillé d'intégrer ces outils collaboratifs à sa stratégie digitale. Forte de ce constat ainsi que dans sa quête de compétitivité et de performance, Offshore-Value forme ces collaborateurs sur la maîtrise de ces technologies. Elle accompagne également ses clients sur leur mise en place, afin de les impliquer au fil de la réalisation des projets et de dépasser la simple relation client-prestataire.