La collecte et saisie de données est au cœur de nombreuses activités en entreprise, qu'il s'agisse de collecter des informations clients, de gérer des bases de données de santé ou encore d'optimiser la gestion des ressources humaines. Dans ce contexte, la protection des données personnelles est devenue une préoccupation majeure, face à l'augmentation des cyberattaques et des violations de données.

Enjeux de la saisie de données et protection des données personnelles

     1. La nature des données personnelles sensibles

Les données personnelles peuvent prendre de nombreuses formes. Elles incluent :

• des identifiants personnels comme le nom, l'adresse, le numéro de sécurité sociale,
• des informations financières telles que les numéros de carte bancaire.

De plus, les données suivantes nécessitent une protection particulière :

• les données médicales,
• les préférences comportementales comme l'historique de navigation,
• d'autres informations sensibles telles que la religion, les orientations politiques ou sexuelles.

Une fuite de ces informations peut avoir des conséquences dramatiques. Cela concerne non seulement les individus (usurpation d'identité, fraude), mais aussi les entreprises (amendes, atteinte à la réputation).

     2. Les risques associés à la saisie de données personnelles

La saisie de données personnelles n'est jamais sans risque. Plusieurs facteurs peuvent compromettre la sécurité des informations :

• Les erreurs humaines restent une cause majeure de failles de sécurité.

Une simple faute de frappe ou une omission peut suffire à créer des vulnérabilités exploitables.

• Les cyberattaques sont toujours présentes.

Les données collectées sont une cible de choix pour les pirates informatiques, particulièrement lorsque les systèmes de saisie ne sont pas bien sécurisés.

• La non-conformité aux réglementations est également un risque significatif.

En cas de non-respect du RGPD, les entreprises encourent des amendes importantes, pouvant atteindre 20 millions d'euros ou 4 % de leur chiffre d'affaires annuel mondial.

Bonnes pratiques pour la protection des données personnelles lors de la saisie de données

     1. Respect des principes de minimisation des données

Les entreprises doivent respecter certaines pratiques pour limiter les risques liés aux données :

• Se limiter à collecter uniquement les informations essentielles pour le traitement souhaité. Cela permet de réduire l'exposition aux risques en cas de fuite de données.
• Limiter l'accès aux données sensibles : seules les personnes autorisées doivent pouvoir visualiser ou modifier ces informations.

Ces contrôles stricts réduisent les risques de fuite ou de mauvaise utilisation.

     2. Mise en place de systèmes sécurisés

Pour protéger les données personnelles, il est important de mettre en place des systèmes de sécurité robustes :

• Le cryptage des données est une méthode efficace pour sécuriser les informations lors de la saisie, du transfert et du stockage. Le cryptage garantit que, même en cas de violation, les données restent illisibles pour les personnes non autorisées.
• Une authentification forte, comme l'authentification multi-facteurs (MFA), est également recommandée pour réduire les risques de piratage par des tiers.
• Des audits réguliers et un suivi des accès doivent être mis en place pour vérifier la conformité aux politiques de sécurité.

     3. Former les employés à la protection des données

Les employés doivent recevoir une formation continue sur la gestion des données. Cela inclut :

• La manière de saisir correctement les données personnelles, de les stocker en toute sécurité et de signaler les incidents.
• La sensibilisation à la cybersécurité : les employés doivent être conscients des risques de phishing, d'ingénierie sociale, ainsi que des bonnes pratiques de sécurité informatique.

     4. Respecter les réglementations en matière de données personnelles

Les entreprises doivent s'assurer que leurs processus de saisie de données sont conformes aux lois en vigueur, en respectant plusieurs principes :

• La transparence dans la collecte des données, en expliquant clairement pourquoi et comment les informations sont utilisées.
• La gestion du consentement et le respect des droits des utilisateurs : droit à l'oubli, accès aux données, portabilité.
• La mise en place de politiques de confidentialité claires : les utilisateurs doivent être informés de la manière dont leurs données personnelles sont traitées.

Outils et technologies pour améliorer la sécurité des données personnelles

     1. Automatisation et validation des données

Il est possible d’automatiser la saisie et la validation des données. L'utilisation d'outils de saisie automatisée présente plusieurs avantages :

• Réduction des erreurs humaines et amélioration de la précision.
• Utilisation de technologies comme l'IA et la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour faciliter la saisie des données.
• Mise en place de systèmes de validation en temps réel pour détecter et corriger immédiatement les incohérences ou erreurs.

     2. Outils de chiffrement et gestion des identités

Il est également envisageable de mettre en place les mesures suivantes pour protéger les informations personnelles :

• Utiliser des logiciels de chiffrement des données pour sécuriser les informations pendant leur saisie et leur transfert.
• Utiliser des systèmes de gestion des identités et des accès (IAM) pour gérer les permissions et s'assurer que seuls les utilisateurs autorisés ont accès aux informations sensibles.

Outils et logiciels pour optimiser la saisie de données

L’utilisation d’outils de saisie de données performants est essentielle pour améliorer l'efficacité et réduire les erreurs. Voici une sélection d'outils efficaces pour la saisie de données.

• Magical

Magical est un outil simple pour automatiser la saisie de données. Il permet de copier des informations depuis n'importe quel site et de les insérer dans des feuilles de calcul ou des CRM, réduisant ainsi les erreurs humaines.

• Zoho Forms

Zoho Forms est une plateforme de création de formulaires. Elle aide à collecter et à organiser des données facilement grâce à son interface intuitive. Les données saisies peuvent être exportées vers d’autres applications pour une gestion fluide.

• Nintex RPA

Nintex RPA est un logiciel d'automatisation des processus. Il permet de robotiser la saisie de données répétitive, en intégrant les données directement dans les systèmes d'entreprise. Cela élimine le besoin de saisie manuelle.

• FastField

FastField est une application mobile de saisie de données. Elle permet aux équipes sur le terrain de capturer des données en temps réel via des formulaires numériques, même hors ligne.

• EntryPoint i4

EntryPoint i4 est un outil flexible pour la saisie et la gestion de données. Il est conçu pour les environnements de saisie à haut volume, avec des fonctionnalités de personnalisation et de validation de données.

• ScanWriter

ScanWriter est un logiciel qui convertit automatiquement les documents papier en données numériques. Il extrait les informations depuis des factures, relevés bancaires et autres documents financiers, réduisant ainsi le temps de saisie manuelle.

• Fluix

Fluix permet la collecte de données sur le terrain et leur traitement rapide. L’application propose des formulaires numériques que les utilisateurs peuvent remplir sur des appareils mobiles, puis synchroniser avec les systèmes internes.

• TrueContext (anciennement ProntoForms)

TrueContext est un outil mobile de saisie de données. Il permet aux travailleurs mobiles de remplir des formulaires sur le terrain et de synchroniser les données avec des systèmes de gestion d'entreprise.

• Typeform

Typeform propose des formulaires interactifs et engageants. Il facilite la collecte de données utilisateur grâce à des interfaces conviviales et se connecte à plusieurs outils pour une gestion fluide des données.

• Phoenix Entrypoint

Phoenix Entrypoint est une solution de saisie de données pour les environnements à haute précision. Il offre des options d'intégration et de personnalisation pour répondre aux besoins spécifiques des entreprises.

• Conexiom

Conexiom est spécialisé dans l'automatisation de la saisie de commandes et de factures. Il convertit les documents PDF ou papier en données exploitables, réduisant les interventions manuelles.

Optimiser la gestion des données pour une meilleure conformité

La saisie de données est essentielle pour les entreprises, mais elle comporte des enjeux majeurs en matière de sécurité et de respect des données personnelles. Pour surmonter ces défis, il est crucial de mettre en place des bonnes pratiques, telles que la minimisation des données collectées, l'utilisation de systèmes sécurisés, et la formation continue des employés. L'adoption d'outils modernes pour automatiser la saisie et protéger les informations est également indispensable pour optimiser les processus et garantir la conformité aux réglementations.

Les entreprises doivent envisager des actions concrètes pour renforcer leur sécurité, comme collaborer avec des partenaires de confiance, tels que l'agence web Offshore Value, et adopter des solutions clés en main pour surmonter les obstacles liés à la protection des données. Assurer la sécurité des données personnelles n'est pas seulement une obligation légale, mais également un engagement envers la confiance des clients et la pérennité de l'entreprise.