En externalisant, une société ne fait pas qu’une simple opération de sous-traitance. En confiant la gestion d’une activité à un prestataire, elle modifie en effet ses frontières, sa structure financière et celle liée à ses couts d’exploitation.

Le processus d’externalisation

Le processus d’externalisation consiste pour une entreprise donnée à confier durablement la gestion d’une activité à un prestataire spécialisé. Ainsi, les ressources que l’entreprise devait auparavant gérer ou dont elle était propriétaire sont transférées vers le prestataire. Ces dernières concernent le personnel, le matériel ou les locaux. L’entreprise qui décide d’externaliser devient alors client de son prestataire pour son activité. Des liens et des relations contractuelles, économiques, sociales, humaines et techniques sont alors établis entre les services internes à l’entreprise et ceux désormais externalisés. Les frontières, la structure financière, les ressources mobilisées ainsi que la structure des couts d’exploitation de l’entreprise sont alors modifiées par cette opération. L’engagement contractuel entre les deux parties scelle les modalités de l’externalisation préparée en amont selon trois phases : la phase prédécisionnelle, la mise en œuvre et enfin, le fonctionnement-exploitation.

Portée de l’externalisation

Une entreprise peut adopter divers scénarii selon ses besoins. Dans le cas d’une externalisation totale, le prestataire désigné dispose d'une main-mise totale sur les activités et tâches à effectuer. La conception, le développement ainsi que les paramétrages d’application de l’activité lui sont alors confiés. Pour une externalisation dite forte, l’entreprise continue la gestion interne d’au moins deux fonctions, comme la conception et les contacts avec les usagers. Pour une externalisation partielle, seule une fonction très technique est externalisée. Selon ces trois cas de figure, il peut s’agir d’une décision de modification de la politique générale au sein de la société, pour une externalisation totale ou plutôt d’un réajustement dans la gestion interne. Plusieurs facteurs sont déterminants dans une opération d’externalisation comme la compréhension des objectifs et de l’environnement économique de l’entreprise par le prestataire. Il est essentiel également, de bien définir le champ d’application et le contenu de l’externalisation avant toute contractualisation.