Pour les sociétés et les individus qui travaillent en offshore, maintenir le contact avec le client constitue un défi majeur en raison de la distance. Parmi les outils avancés par la technologie numérique, les outils collaboratifs permettent de faciliter les échanges d’informations presque en temps réel.

Les outils collaboratifs pour les professionnels

Les outils collaboratifs ont pour but de faciliter le partage d’information dans un groupe de collaborateurs (clients, personnel, fournisseur). Comme il n’est plus nécessaire de rechercher  certaines informations, les collaborateurs gagnent  un temps précieux dans la réalisation de leurs tâches.  À titre d’exemple, chaque intervenant dans un projet dispose de la dernière version d’un fichier, connait la disponibilité des autres collaborateurs pour y accorder son planning, ou encore dispose des derniers résultats commerciaux… La consultation peut s’effectuer de n’importe quelle machine avec connexion Internet, si vous optez pour une plateforme en ligne. Un autre avantage également, les utilisateurs peuvent modifier les fichiers en tout temps, et même si ces derniers sont encore utilisés par d’autres collaborateurs.

Type de fonctionnalités proposées

À vous de choisir les fonctionnalités qui s’adaptent à vos activités. Mais généralement, ces outils proposent un agenda partagé et le partage de fichiers de plusieurs types (avec limitation de taille quand même). Pour les informations que vous partagez dans l’outil, vous pouvez normalement gérer les utilisateurs qui y ont accès. Cette fonctionnalité est utile pour gérer les projets, et attribuer les données. Par exemple, vous donnerez accès à votre comptabilité uniquement à votre comptable, et un cahier de charge de site à votre webmaster. D’autres services poussent plus loin les fonctionnalités comme la création d’un formulaire pour enquête, avec suivi en live des résultats, service de webmail, des outils de suivi client.
Restez tout de même prudent si vous utilisez un espace collaboratif grand public.  Ne partagez pas d’informations sensibles ou confidentielles. Veillez aussi à sauvegarder vos données sur un support fixe.

Exemples d’outils collaboratifs gratuits  en ligne

Internet regorge d’outils collaboratifs gratuits, tout à fait exploitables par les professionnels. Parmi eux, citons Google Docs et Google Agenda, mais aussi Windows Live SkyDrive (nouvelle version de Windows Office Live workspace ). Comme son nom l’indique, Google Agenda constitue le service d’agenda partagé. Google Docs propose le stockage en ligne et le partage de documents dans les formats usuels (Word, Excel, PowerPoint, PDF …) Les outils Office sont également disponibles en ligne pour les mises à jour. De son côté, Skydrive de Windows tourne plus vers le social en proposant le partage de photos, de vidéo. L’outil permet d’ailleurs de partager directement des données vers les réseaux sociaux. Comme Google Docs, on peut y créer des fichiers, les modifier et les partager.