Rien qu'en Europe, le secteur des factures électroniques représente un minimum de 40 milliards d'euros. De plus en plus d'entreprises se lancent dans la dématérialisation de leur état de compte, favorisant l'augmentation de l'offre des prestataires de services et des éditeurs.

De la rapidité de l'amortissement des coûts

Selon les statistiques, la dématérialisation des factures réduit amplement le coût des processus comparé aux procédés sur papier. En moyenne, une entreprise économiserait 50 à 80 % du budget dédié. Avec l'apparition de nombreux logiciels proposant diverses formules de facturation électronique, les sociétés amortissent leur investissement en à peine six mois. Grâce à ces nombreux avantages, plus de 20 milliards de relevés électroniques sont « édités » en 2013 à l'échelle mondiale. L'Europe détient une place de choix dans le secteur, avec plus de 5 milliards de factures envoyées et archivées.

L'externalisation des factures électroniques, une solution efficace

Pour fluidifier leur gestion, bon nombre d'entreprises n'hésitent pas à faire appel à des sociétés externes pour la conception de leurs factures en temps réel. Ces prestataires déploient, outre les procédés technologiques, des moyens humains adéquats pour assurer la qualité des formats, pour respecter les délais impartis et afin de gérer certaines exceptions. Les équipes de professionnels s'assurent également de la gestion des documents fournis par le client en fonction de l'attribution de la facture, selon qu'elle soit fiscale, commerciale ou juridique. Les critères de choix des entreprises relèvent ainsi de la faculté du prestataire à répondre à toutes ces exigences.

Des logiciels évolutifs

La recherche constante de nouvelles solutions pour améliorer les processus d'élaboration des factures électroniques est au cœur de la productivité pour les prestataires. La majorité de ces « fournisseurs » s'attèle aujourd'hui à la conception de factures multisupports qui s'avèrent beaucoup plus simples à réaliser et encore plus économiques. Certains logiciels comme l'Invoice Process Automation du prestataire français Pitney Bowes Asterion sont à même de gérer les factures sortantes et entrantes, et ce, jusqu'au paiement. Ce concept permet entre autres de minimiser le flux de traitement des factures qui demeure très coûteuse pour les entreprises.